Инструкция по подготовке мероприятия

Для того чтобы мероприятие все прошло как по маслу, нужно учесть множество мелочей. Мы подготовили подробную инструкцию, как правильно организовать проведение мероприятия любого формата.

 

Составление плана мероприятия

 

С чего начать планирование любого ивента:

 

1. — Выберите дату и время. Для того чтобы все участники собрались в одном месте вовремя, вам нужно подстроиться под их расписание. Сообщите о мероприятии за 2-3 недели, чтобы дать людям время на подготовку.

 

2. — Найдите место на выбранную дату. Проверьте, подходит ли помещение под вашу цель.

 

2. — Подумайте, на сколько человек рассчитано мероприятие, будете ли вы продавать билеты или рассылать приглашения. Учтите, что некоторые гости придут с супругами или детьми.

 

2. — Рассчитайте бюджет. Прикиньте, что вы сможете сделать своими силами и с помощью волонтеров, а для каких моментов придется нанимать персонал. Составьте подробную смету примерных расходов, чтобы понять, потребуются ли вам дополнительные инвестиции или вы сможете обойтись имеющимися средствами.

 

2. — Найдите себе помощников, на которых сможете положиться. Распределите обязанности между всеми участниками команды, чтобы каждый понимал важность своей роли в предстоящем событии.

 

2. — Продумайте последовательность действий. Так вы сможете все контролировать и не упустить ни одной детали.

 

Важная часть организации ивента — доступный бюджет

 

Для успешной организации и проведения мероприятия в первую очередь важно правильно рассчитать бюджет. Если у вас нет спонсоров или добровольных пожертвований от заинтересованных лиц, старайтесь не закладывать в бюджет лишние деньги. Так вы сможете быть уверены, что запланировали расходы на действительно важные вещи, а не на пафосную ерунду, без которой можно было обойтись.

 

Что следует закладывать в event бюджет:

 

• — аренда помещения;

 

• — еда и напитки для гостей, ведущего и выступающих;

 

• — мелкая полиграфия: билеты, карточки на столы для гостей;

 

• — музыкальное оборудование, микрофоны;

 

• — услуги фотографа;

 

• — наем обслуживающего персонала.

 

Когда и где устроить мероприятие?

 

Выбирайте время, удобное для ваших гостей. Например, детские и молодежные праздники лучше всего устраивать в дневное время, а ивенты для бизнесменов — вечером.

 

При выборе места для проведения вашего события не нужно ориентироваться только на стоимость аренды. Оцените помещение по следующим критериям:

 

• — количество уборных;

 

• — наличие парковки;

 

• — отдельная кухонная или фуршетная зона;

 

• — местонахождение гардеробных;

 

• — возможность аренды мебели и оборудования.

 

Подготовка места и самого события

 

Осмотрите зал и подумайте, где будут стоять столы для гостей, а где — сцена. Заранее распределите все, чтобы своевременно отказаться от ненужных деталей интерьера. Перед тем как начать перестановку и размещение мебели, обсудите этот вопрос с арендодателем.

 

Как только вы определились с помещением, отправьте всем приглашения. Сделать это можно как в бумажном, так и в электронном виде. Но если вы хотите быть твердо уверены в количестве гостей, накануне обзвоните всех приглашенных. Не забудьте зарегистрировать участников в отдельной книге учета.

 

Спланируйте развлекательную программу и подготовьте соответствующее оборудование: звук, свет, украшения, проекторы и прочее. Гораздо проще доверить эти вопросы специализированному агентству, у которого уже есть вся нужная техника. Но в целях экономии вы можете найти и подключить аппаратуру своими силами.

 

Найдите ведущего или возьмите на себя его обязанности. Это важная роль, которая позволит держать все под контролем и следить за временем мероприятия. Благодаря ведущему праздник не затянется, и гости останутся бодрыми и веселыми.

 

Перед торжественным днем тщательно изучите место проведения. Обзвоните коллектив помощников и проверьте, все ли готовы к завтрашней работе. Даже несмотря на сжатые сроки, вы вероятнее найдете замену, чем в день Х. 

 

Возможные проблемы при самостоятельной организации мероприятия

 

Если вы проводите ивент впервые, скорее всего вам не избежать сложностей. Во-первых, это связано с тем, что люди склонны опаздывать даже на серьезные мероприятия. Будьте к этому морально готовы и на всякий случай подготовьте план В для выступающих.

 

Может случиться так, что уже к середине праздника у вас закончится еда. Это серьезная проблема, которой можно избежать только при точном расчете количества гостей. Но подобные накладки случаются довольно часто.

 

Еще одна проблема возникает, если на мероприятии подают алкогольные напитки. Гости не всегда рассчитывают свои силы, что может привести к словесным спорам и даже серьезным дракам. Если вы приглашаете большое количество гостей (от 50 человек), то назначьте ответственного, который сможет разрешить споры в нужный момент. Или наймите охранника.

 

Хотите избавить себя от головной боли и заказать организацию мероприятия у профессионалов? Обратитесь в агентство “Мастерская Эмоций”, и наши специалисты устроят вам праздник “под ключ” на любую тематику. С нами вам не о чем беспокоиться!